Статья для руководителей и маркетологов FMCG компаний, HR, организаторов корпоративных мероприятий, а также дизайн-агентств и фрилансеров.
Привет, я Сергей Жестерев — основатель студии 99 Слайдов. Мы сделали больше 300 презентаций для корпораций и стартапов. И обучили больше 500 человек в FMCG и IT, как делать понятные и красивые презентации.
За это время набили кучу шишек, несколько раз были на грани срыва проекта, оказывались в диких авралах, уходили в минус по проектам. В этой статье поделюсь нашим опытом, и расскажу, что нужно учесть, чтобы презентация получилась классной и не испортила конференцию.
Статья состоит из 3 частей
Организационная часть
Рассмотрим, как правильно распределить задачи в команде, настроить эффективное взаимодействие, контролировать сроки и организовать файлы, чтобы проект шел гладко и без лишнего стресса.
Рассмотрим, как правильно распределить задачи в команде, настроить эффективное взаимодействие, контролировать сроки и организовать файлы, чтобы проект шел гладко и без лишнего стресса.
Техническая часть
Разберем, какие технические нюансы нужно учесть, чтобы зрителям было комфортно смотреть презентацию и что нужно знать дизайнерам перед тем как наводить красоту на слайдах.
Разберем, какие технические нюансы нужно учесть, чтобы зрителям было комфортно смотреть презентацию и что нужно знать дизайнерам перед тем как наводить красоту на слайдах.
Дизайнерская часть
Разберем, как сделать классный, стильный, свежий дизайн для 100+ слайдов, чтобы зрители в зале говорили про себя «вау», а не безучастно зевали.
Разберем, как сделать классный, стильный, свежий дизайн для 100+ слайдов, чтобы зрители в зале говорили про себя «вау», а не безучастно зевали.
Контекст
Под конец года компании подводят итоги. Снимают классный зал на 200+ человек с большими экранами. И менеджмент рассказывают, что было хорошего в этом году и вдохновляют сотрудников на будущий год.
С организацией мероприятия помогают event-агентства. Они отвечают за свет, звук, посадку гостей. А в дизайне у них обычно меньше экспертизы. Поэтому за помощью идут в дизайн студии.
В статье разберем 3 аспекта, которые нужно учесть при подготовке презентаций ↓
1. Организационная часть
Как правильно распределить задачи в команде, настроить эффективное взаимодействие, контролировать сроки и организовать файлы, чтобы проект шел гладко и без лишнего стресса.
1.1. Распределите роли на проекте – спикер, редактор, дизайнер, менеджер.
Определите, кто готовит контент, кто делает оформление, кто всех менеджерит, а кто проверяет площадку.
Обычно на конференциях сроки сжатые и контент от спикера сразу летит дизайнеру. Если время позволяет, мы подключаемся для работы с текстом — общаемся со спикером, вникаем в его идеи и помогаем лучше сформулировать текст и подобрать образы для слайдов, чтобы зрители в зале не залипали в телефонах.
1.2. Создайте чаты, договоритесь, как будете трекать проекты
У каждого спикера своя презентация и свое плотное расписание.
Тут нужен человек, который будет писать спикерам, договариваться о созвонах, получать вводные, презентовать дизайн, переводить правки для дизайнера.
Чтобы снять лишнее напряжение, мы берем менеджмент на себя: с каждым спикером общаемся в отдельном чате, структурируем знания, помогаем найти нужные файлы и решить организационные вопросы.
В нашей вселенной студия точно знает объем работы и ставит выполнимые дедлайны. Команда клиента верно представляет сроки, знает, что у них есть внешние помощники и понимает, что общий результат зависит от слаженных усилий.
1.3. Организуйте файлы в одном месте
Проекты мы сдаем в PowerPoint файле, а работаем в Figme. В ней же собираем всю архитектуру проекта и понимаем, в какой последовательности выступают отделы, и какая у каждого линия повествования.
Тут же важно собрать брендбук, все кивижуалы, фирмернный стиль и шаблон.
1.4. Создайте календарь встреч со спикерами и определите дату первого прогона
Разработайте четкий план коммуникаций, включая регулярные встречи с командой и спикерами для обсуждения прогресса и внесения корректировок.
Назначайте встречи с менеджментом, чтобы обсудить промежуточные результаты и внести корректировки. Проведите первый прогон презентации на площадке как можно раньше, чтобы выявить потенциальные проблемы и исправить их.
1.5. Следите за работой дизайн-команды
Когда слайдов много, дизайнеры утомляются и теряют фокус. Им нужна поддержка от менеджера, который будет направлять их, снимать лишний стресс и расставлять приоритеты. Например «эй, пока забей на этот слайд, мы вернемся к нему чуть позже, а сейчас лучше сфокусируйся на этом, он более важен»
Мы трекаем слайды по методу светофора
🔴 Красные – не взяты в работу
🟡 Желтые – требуют улучшений
🟢 Зеленые – утверждены
1.6. Настройте фильтр, чтобы негатив не летел в дизайнера
В дизайнера не должна попадать информация по фидбеку от клиента напрямую. Дизайнеры ранимые души. А когда на носу конференция — это страшно … нервы накаливаются. В идеале в дизайнера должен прилетать чек-лист с пунктами, которые нужно исправить. Без эмоционального окраса от спикеров.
1.7. Фиксируйте все комментарии от спикеров и следите, чтобы каждый пункт был отработан дизайн-командой
В дизайнера не должна попадать информация по фидбеку от клиента напрямую. Дизайнеры ранимые души. А когда на носу конференция — это страшно … нервы накаливаются.
1.8. Следите за версионностью файлов
Версионность — ваш навигатор в потоке правок. И страховка от потери ценных идей и информации. Когда правки наслаиваются одна за другой, легко потеряться в изменениях.
Система версий позволяет чётко видеть, как эволюционировал каждый слайд, где и когда были сделаны ключевые изменения.
Это особенно важно, когда работа ведётся в многопользовательском режиме и каждый вносит свои коррективы.
С таким подходом, если вдруг последние изменения не принесли ожидаемого результата, можно легко откатиться к предыдущей версии, где всё было идеально.
2.Техническая часть
Какие технические нюансы нужно учесть, чтобы зрителям было комфортно смотреть презентацию и что нужно знать дизайнерам перед тем как наводить красоту на слайдах.
2.1. Какого размера экран в зале, и на каком расстоянии от него будут сидеть зрители?
Успех конференции зависит и от комфорта зрителей. Для этого нужно правильно рассчитать параметры макетов презентации. В 2018 году на презентации Эрман у нас произошел форс-мажор. Мы сделали работу заранее и успешно согласовали ее с клиентом. Но на финальном прогоне оказалось, что с первых рядов смотреть презентацию невозможно — высота экранов была 4 метра, и зрители слишком близко к экрану. Чтобы читать текст, вам бы пришлось 6 часов смотреть наверх, задрав голову. Менеджмент в панике, нужно срочно исправлять ситуацию, или у организаторов конференции полетят головы с плеч. Мы не могли оставить ребят в беде — заварили кофе и в 6 рук переверстали всю презентацию за одну ночь, чтобы уместить контент на нижней середине слайдов. После форс мажора 2018 года мы очень внимательно относимся к проверке площадки до старта. Вот тут видео, которое рассказывает про процесс расчета экрана.
2.2. Сколько будет экранов, какое у них соотношение сторон и есть перемычки?
Задача была сложная и нестандартная. Вместо обычного экрана 16:9, как мы привыкли видеть стандартные презентации, было 36:9. Представьте, что вместо 1 слайда вам показывают 2.5, которые выложили друг за другом.
2.3. Насколько мощные экраны в зале
Обычно мы узнаем об этом на первом прогоне. За 1−2 дня до выступления. Но об этом нужно помнить.
Здорово использовать темный фон для презентаций. Так глаза меньше устают и легче концентрироваться на информации.
Если люди в зале будут 5 часов смотреть на белые экраны, то их глаза вытекут. Это как тысяча фонариков от айфона направлены в глаза.
Еще темные темы часто воспринимаются, как более современные и стильные, но тут вопрос, насколько.
2.4. С какого ноутбука будет идет трансляция. Есть ли на нем нужные шрифты. Будет ли поддержка анимации.
Шрифты, поехали. Формат — pptx или pdf или статичные картинки. Бывает, что на ноутбуке установлен PowerPoint 2016 года, а анимация настроена для 2019 года. Тогда что-то работать не будет.
Слишком часто случается так, что работа всех участников подготовки обесценивается в момент. Презентация ломается на глазах у спикера и аудитории. Хотя на последней демонстрации в зуме все было превосходно.
Это происходит из-за того, что на компьютере в зале презентаций установлен, например, MS PowerPoint 2010, который не поддерживает анимацию, некоторые функции или начертания шрифтов. Казалось бы, мелочь. Но если ее не учесть, то вместо корпоративного духа останется лишь неприятный осадок.
Если все это прояснить заранее, можно сыграть на опережение и подготовиться. На худой конец лучше сверстать слайды в формате pdf, где ничего не поедет или встроить шрифты в презентацию.
2.5. Проверка качества картинок
Когда дизайнеры собирают презентации, часть информации рисуется с нуля, а часть контента берется от клиента. Например, фотографии, графики или что-то такое.
И в конце презентации может оказаться так, что исходный контент низкого качества, и картинки пиксельные. На маленьких ноутбуках этого не заметить. А на больших экранах проблемы вскрываются. Лушче это узнать заранее, чтобы иметь возможность все предусмотреть.
3. Дизайнерская часть
Разберем, как сделать классный, стильный, свежий дизайн для 100+ слайдов, чтобы зрители в зале говорили про себя «вау», а не безучастно зевали.
3.1. Разработайте модульную сетку, задайте поля
Пункт вытекает из предыдущих двух. Когда есть понимание и визуализация площадки, можно нарисовать зоны, где размещать контент. Зеленая зона — тут безопасно. В красную зону заходить нельзя, все поедет.
Мы смоделировали расположение аудитории. Отобразили расположение стульев и людей. Убедились, что головы впереди сидящих коллег не будут мешать другим зрителям, и не закроет важную часть информации.
3.2. Подберите референсы под вашу задачу
3.2.1. Начините с технических референсов
Соберите все, что будет подходить под нестандартные размеры экрана на конференции. Можно смотреть как слайды с конференций, а еще можно брать плакаты, билборды, и баннеры. Ключевое — подсмотреть, как можно работать с композицией текста и объектов на слайде.
3.2.2. Соберите референсы под стиль конференции
Анализируйте, как графические элементы, объекты и шрифты взаимодействуют между собой. Вдохновляйтесь key visuals брендов, качественными фотографиями с ретушью и примерами эффективной компоновки текста с визуалом.
Анализируйте, как графические элементы, объекты и шрифты взаимодействуют между собой. Вдохновляйтесь key visuals брендов, качественными фотографиями с ретушью и примерами эффективной компоновки текста с визуалом.
3.3. Разработайте дизайн-концепцию и стайлгайд
Иногда эту часть делает event-агентство, которое организует мероприятие — сцену, свет, мерч. Либо эта задача передается команде, которая отвечает за дизайн и смыслы презентаций.
В идеале клиент дает свои вводные и показывает примеры «как нравится» и «как не нравится».
Потом облако ощущенческих оценок накладывается на подобранные референсы. Так мы переводим что-то ощущенческое в область объективного.
На выходе получается файл, в котором описана ключевая идея проекта стилевые параметры:
- Типографика
- Цветовая палитра
- Композиция
- Визуальные акценты
- Интерактивные элементы
- Анимация и переходы
3.4. Соберите UI Kit или шаблоны на минималках
Слайдов много, контент разношерстный. Чтобы успеть в срок на проекте могут работать несколько дизайнеров. И здесь важно, чтобы все слайды выглядели согласованно. Как будто их делал 1 человек, а не 5 разных.
3.5. Создайте визуальный ритм
Формат конференции предполагает, что участники проводят несколько часов перед экранами мониторов. Чтобы сберечь сетчатку от яркого белого света стандартных слайдов, важно помнить про цветовую ритмичностью презентации.
Визуальный ряд нужно разбавлять другими цветами, чтобы добавить динамику и возвращать внимание зрителей к экранам.
Дизайнер разбавил визуальный ряд темно-синими и красными слайдами в корпоративных цветах Кампари
3.6. Продумайте анимацию для динамики
Анимация помогает добавить живости и движения в презентацию. Анимационные эффекты будут использоваться не только для декора, а еще и для усиления восприятия информации. Анимация помогает зрителю фокусироваться на ключевых моментах и гладко переходить от одной идеи к другой.
Когда дизайн часть полностью готова и все комментарии спикеров учтены, можно идти на первый прогон (пункт 1.4)
✌️ Надеюсь, это руководство поможет вам сделать классную презентацию для конференции.
✅ Если нужна презентация для конференции, приходите в нашу студию. Мы поможем сделать её классной и запоминающейся и поможем с организацией процесса.
💬 А если хотите научиться делать понятные и красивые презентации, подписывайтесь на мой телеграм канал. Рассказываю там много полезного и применимого на практике:
- Фундаментальные знания
- Лайфхайки, фишечки, приемчики
- Разборы презентаций