Руководство: как сделать презентацию для ежегодной конференции в корпорации, чтобы не поседеть и не облажаться
2023-12-01 12:02
{$co}
Статья для руководителей и#nbsp;маркетологов FMCG компаний, HR, организаторов корпоративных мероприятий, а#nbsp;также дизайн-агентств и#nbsp;фрилансеров.
Привет, я#nbsp;Сергей Жестерев#nbsp;— основатель студии 99 Слайдов. Мы#nbsp;сделали больше 300 презентаций для корпораций и#nbsp;стартапов. И#nbsp;обучили больше 500 человек в#nbsp;FMCG и#nbsp;IT, как делать понятные и#nbsp;красивые презентации.
За#nbsp;это время набили кучу шишек, несколько раз были на#nbsp;грани срыва проекта, оказывались в#nbsp;диких авралах, уходили в#nbsp;минус по#nbsp;проектам. В#nbsp;этой статье поделюсь нашим опытом, и#nbsp;расскажу, что нужно учесть, чтобы презентация получилась классной и#nbsp;не#nbsp;испортила конференцию.
Статья состоит из 3 частей
Организационная часть Рассмотрим, как правильно распределить задачи в#nbsp;команде, настроить эффективное взаимодействие, контролировать сроки и#nbsp;организовать файлы, чтобы проект шел гладко и#nbsp;без лишнего стресса.
Техническая часть Разберем, какие технические нюансы нужно учесть, чтобы зрителям было комфортно смотреть презентацию и#nbsp;что нужно знать дизайнерам перед тем как наводить красоту на#nbsp;слайдах.
Дизайнерская часть Разберем, как сделать классный, стильный, свежий дизайн для 100+ слайдов, чтобы зрители в#nbsp;зале говорили про себя «вау», а#nbsp;не#nbsp;безучастно зевали.
Контекст
Под конец года компании подводят итоги. Снимают классный зал на#nbsp;200+ человек с#nbsp;большими экранами. И#nbsp;менеджмент рассказывают, что было хорошего в#nbsp;этом году и#nbsp;вдохновляют сотрудников на#nbsp;будущий год.
С#nbsp;организацией мероприятия помогают event-агентства. Они отвечают за#nbsp;свет, звук, посадку гостей. А#nbsp;в#nbsp;дизайне у#nbsp;них обычно меньше экспертизы. Поэтому за#nbsp;помощью идут в#nbsp;дизайн студии.
В#nbsp;статье разберем 3 аспекта, которые нужно учесть при подготовке презентаций ↓
1. Организационная часть
Как правильно распределить задачи в#nbsp;команде, настроить эффективное взаимодействие, контролировать сроки и#nbsp;организовать файлы, чтобы проект шел гладко и#nbsp;без лишнего стресса.
1.1. Распределите роли на проекте – спикер, редактор, дизайнер, менеджер.
Определите, кто готовит контент, кто делает оформление, кто всех менеджерит, а#nbsp;кто проверяет площадку.
Обычно на#nbsp;конференциях сроки сжатые и#nbsp;контент от#nbsp;спикера сразу летит дизайнеру. Если время позволяет, мы#nbsp;подключаемся для работы с#nbsp;текстом#nbsp;— общаемся со#nbsp;спикером, вникаем в#nbsp;его идеи и#nbsp;помогаем лучше сформулировать текст и#nbsp;подобрать образы для слайдов, чтобы зрители в#nbsp;зале не#nbsp;залипали в#nbsp;телефонах.
1.2. Создайте чаты, договоритесь, как будете трекать проекты
У#nbsp;каждого спикера своя презентация и#nbsp;свое плотное расписание.
Тут нужен человек, который будет писать спикерам, договариваться о#nbsp;созвонах, получать вводные, презентовать дизайн, переводить правки для дизайнера.
В#nbsp;нашей вселенной студия точно знает объем работы и#nbsp;ставит выполнимые дедлайны. Команда клиента верно представляет сроки, знает, что у#nbsp;них есть внешние помощники и#nbsp;понимает, что общий результат зависит от#nbsp;слаженных усилий.
1.3. Организуйте файлы в одном месте
Проекты мы#nbsp;сдаем в#nbsp;PowerPoint файле, а#nbsp;работаем в#nbsp;Figme. В#nbsp;ней#nbsp;же собираем всю архитектуру проекта и#nbsp;понимаем, в#nbsp;какой последовательности выступают отделы, и#nbsp;какая у#nbsp;каждого линия повествования.
Тут#nbsp;же важно собрать брендбук, все кивижуалы, фирмернный стиль и#nbsp;шаблон.
1.4. Создайте календарь встреч со спикерами и определите дату первого прогона
Разработайте четкий план коммуникаций, включая регулярные встречи с#nbsp;командой и#nbsp;спикерами для обсуждения прогресса и#nbsp;внесения корректировок.
Назначайте встречи с#nbsp;менеджментом, чтобы обсудить промежуточные результаты и#nbsp;внести корректировки. Проведите первый прогон презентации на#nbsp;площадке как можно раньше, чтобы выявить потенциальные проблемы и#nbsp;исправить их.
1.5. Следите за работой дизайн-команды
Когда слайдов много, дизайнеры утомляются и#nbsp;теряют фокус. Им#nbsp;нужна поддержка от#nbsp;менеджера, который будет направлять их, снимать лишний стресс и#nbsp;расставлять приоритеты. Например «эй, пока забей на#nbsp;этот слайд, мы#nbsp;вернемся к#nbsp;нему чуть позже, а#nbsp;сейчас лучше сфокусируйся на#nbsp;этом, он#nbsp;более важен»
Мы#nbsp;трекаем слайды по#nbsp;методу светофора
🔴 Красные – не взяты в работу
🟡 Желтые – требуют улучшений
🟢 Зеленые – утверждены
1.6. Настройте фильтр, чтобы негатив не летел в дизайнера
В#nbsp;дизайнера не#nbsp;должна попадать информация по#nbsp;фидбеку от#nbsp;клиента напрямую. Дизайнеры ранимые души. А#nbsp;когда на#nbsp;носу конференция#nbsp;— это страшно … нервы накаливаются. В#nbsp;идеале в#nbsp;дизайнера должен прилетать чек-лист с#nbsp;пунктами, которые нужно исправить. Без эмоционального окраса от#nbsp;спикеров.
1.7. Фиксируйте все комментарии от спикеров и следите, чтобы каждый пункт был отработан дизайн-командой
В#nbsp;дизайнера не#nbsp;должна попадать информация по#nbsp;фидбеку от#nbsp;клиента напрямую. Дизайнеры ранимые души. А#nbsp;когда на#nbsp;носу конференция#nbsp;— это страшно … нервы накаливаются.
1.8. Следите за версионностью файлов
Версионность#nbsp;— ваш навигатор в#nbsp;потоке правок. И#nbsp;страховка от#nbsp;потери ценных идей и#nbsp;информации. Когда правки наслаиваются одна за#nbsp;другой, легко потеряться в#nbsp;изменениях.
Система версий позволяет чётко видеть, как эволюционировал каждый слайд, где и#nbsp;когда были сделаны ключевые изменения.
Это особенно важно, когда работа ведётся в#nbsp;многопользовательском режиме и#nbsp;каждый вносит свои коррективы.
С#nbsp;таким подходом, если вдруг последние изменения не#nbsp;принесли ожидаемого результата, можно легко откатиться к#nbsp;предыдущей версии, где всё было идеально.
2.Техническая часть
Какие технические нюансы нужно учесть, чтобы зрителям было комфортно смотреть презентацию и#nbsp;что нужно знать дизайнерам перед тем как наводить красоту на#nbsp;слайдах.
2.1. Какого размера экран в зале, и на каком расстоянии от него будут сидеть зрители?
Успех конференции зависит и#nbsp;от#nbsp;комфорта зрителей. Для этого нужно правильно рассчитать параметры макетов презентации. В#nbsp;2018 году на#nbsp;презентации Эрман у#nbsp;нас произошел форс-мажор. Мы#nbsp;сделали работу заранее и#nbsp;успешно согласовали ее#nbsp;с#nbsp;клиентом. Но#nbsp;на#nbsp;финальном прогоне оказалось, что с#nbsp;первых рядов смотреть презентацию невозможно#nbsp;— высота экранов была 4 метра, и#nbsp;зрители слишком близко к#nbsp;экрану. Чтобы читать текст, вам#nbsp;бы пришлось 6 часов смотреть наверх, задрав голову. Менеджмент в#nbsp;панике, нужно срочно исправлять ситуацию, или у#nbsp;организаторов конференции полетят головы с#nbsp;плеч. Мы#nbsp;не#nbsp;могли оставить ребят в#nbsp;беде#nbsp;— заварили кофе и#nbsp;в#nbsp;6 рук переверстали всю презентацию за#nbsp;одну ночь, чтобы уместить контент на#nbsp;нижней середине слайдов. После форс мажора 2018 года мы#nbsp;очень внимательно относимся к#nbsp;проверке площадки до#nbsp;старта. Вот тут видео, которое рассказывает про процесс расчета экрана.
2.2. Сколько будет экранов, какое у них соотношение сторон и есть перемычки?
Задача была сложная и#nbsp;нестандартная. Вместо обычного экрана 16:9, как мы#nbsp;привыкли видеть стандартные презентации, было 36:9. Представьте, что вместо 1 слайда вам показывают 2.5, которые выложили друг за#nbsp;другом.
2.3. Насколько мощные экраны в зале
Обычно мы#nbsp;узнаем об#nbsp;этом на#nbsp;первом прогоне. За#nbsp;1−2 дня до#nbsp;выступления. Но#nbsp;об#nbsp;этом нужно помнить.
Здорово использовать темный фон для презентаций. Так глаза меньше устают и#nbsp;легче концентрироваться на#nbsp;информации.
Если люди в#nbsp;зале будут 5 часов смотреть на#nbsp;белые экраны, то#nbsp;их#nbsp;глаза вытекут. Это как тысяча фонариков от#nbsp;айфона направлены в#nbsp;глаза.
Еще темные темы часто воспринимаются, как более современные и#nbsp;стильные, но#nbsp;тут вопрос, насколько.
2.4. С какого ноутбука будет идет трансляция. Есть ли на нем нужные шрифты. Будет ли поддержка анимации.
Шрифты, поехали. Формат#nbsp;— pptx или pdf или статичные картинки. Бывает, что на#nbsp;ноутбуке установлен PowerPoint 2016 года, а#nbsp;анимация настроена для 2019 года. Тогда что-то работать не#nbsp;будет.
Слишком часто случается так, что работа всех участников подготовки обесценивается в#nbsp;момент. Презентация ломается на#nbsp;глазах у#nbsp;спикера и#nbsp;аудитории. Хотя на#nbsp;последней демонстрации в#nbsp;зуме все было превосходно.
Это происходит из-за того, что на#nbsp;компьютере в#nbsp;зале презентаций установлен, например, MS#nbsp;PowerPoint 2010, который не#nbsp;поддерживает анимацию, некоторые функции или начертания шрифтов. Казалось#nbsp;бы, мелочь. Но#nbsp;если ее#nbsp;не#nbsp;учесть, то#nbsp;вместо корпоративного духа останется лишь неприятный осадок.
Если все это прояснить заранее, можно сыграть на#nbsp;опережение и#nbsp;подготовиться. На#nbsp;худой конец лучше сверстать слайды в#nbsp;формате pdf, где ничего не#nbsp;поедет или встроить шрифты в#nbsp;презентацию.
2.5. Проверка качества картинок
Когда дизайнеры собирают презентации, часть информации рисуется с#nbsp;нуля, а#nbsp;часть контента берется от#nbsp;клиента. Например, фотографии, графики или что-то такое.
И#nbsp;в#nbsp;конце презентации может оказаться так, что исходный контент низкого качества, и#nbsp;картинки пиксельные. На#nbsp;маленьких ноутбуках этого не#nbsp;заметить. А#nbsp;на#nbsp;больших экранах проблемы вскрываются. Лушче это узнать заранее, чтобы иметь возможность все предусмотреть.
3. Дизайнерская часть
Разберем, как сделать классный, стильный, свежий дизайн для 100+ слайдов, чтобы зрители в#nbsp;зале говорили про себя «вау», а#nbsp;не#nbsp;безучастно зевали.
3.1. Разработайте модульную сетку, задайте поля
Пункт вытекает из#nbsp;предыдущих двух. Когда есть понимание и#nbsp;визуализация площадки, можно нарисовать зоны, где размещать контент. Зеленая зона#nbsp;— тут безопасно. В#nbsp;красную зону заходить нельзя, все поедет.
Мы#nbsp;смоделировали расположение аудитории. Отобразили расположение стульев и#nbsp;людей. Убедились, что головы впереди сидящих коллег не#nbsp;будут мешать другим зрителям, и#nbsp;не#nbsp;закроет важную часть информации.
3.2. Подберите референсы под вашу задачу
3.2.1. Начините с#nbsp;технических референсов Соберите все, что будет подходить под нестандартные размеры экрана на#nbsp;конференции. Можно смотреть как слайды с#nbsp;конференций, а#nbsp;еще можно брать плакаты, билборды, и#nbsp;баннеры. Ключевое#nbsp;— подсмотреть, как можно работать с#nbsp;композицией текста и#nbsp;объектов на#nbsp;слайде.
3.2.2. Соберите референсы под стиль конференции Анализируйте, как графические элементы, объекты и#nbsp;шрифты взаимодействуют между собой. Вдохновляйтесь key visuals брендов, качественными фотографиями с#nbsp;ретушью и#nbsp;примерами эффективной компоновки текста с#nbsp;визуалом.
3.3. Разработайте дизайн-концепцию и стайлгайд
Иногда эту часть делает event-агентство, которое организует мероприятие#nbsp;— сцену, свет, мерч. Либо эта задача передается команде, которая отвечает за#nbsp;дизайн и#nbsp;смыслы презентаций.
В#nbsp;идеале клиент дает свои вводные и#nbsp;показывает примеры «как нравится» и#nbsp;«как не#nbsp;нравится».
Потом облако ощущенческих оценок накладывается на#nbsp;подобранные референсы. Так мы#nbsp;переводим что-то ощущенческое в#nbsp;область объективного.
На выходе получается файл, в котором описана ключевая идея проекта стилевые параметры:
Типографика
Цветовая палитра
Композиция
Визуальные акценты
Интерактивные элементы
Анимация и переходы
3.4. Соберите UI Kit или шаблоны на минималках
Слайдов много, контент разношерстный. Чтобы успеть в#nbsp;срок на#nbsp;проекте могут работать несколько дизайнеров. И#nbsp;здесь важно, чтобы все слайды выглядели согласованно. Как будто их#nbsp;делал 1 человек, а#nbsp;не#nbsp;5 разных.
3.5. Создайте визуальный ритм
Формат конференции предполагает, что участники проводят несколько часов перед экранами мониторов. Чтобы сберечь сетчатку от#nbsp;яркого белого света стандартных слайдов, важно помнить про цветовую ритмичностью презентации.
Визуальный ряд нужно разбавлять другими цветами, чтобы добавить динамику и#nbsp;возвращать внимание зрителей к#nbsp;экранам.
Дизайнер разбавил визуальный ряд темно-синими и#nbsp;красными слайдами в#nbsp;корпоративных цветах Кампари
3.6. Продумайте анимацию для динамики
Анимация помогает добавить живости и#nbsp;движения в#nbsp;презентацию. Анимационные эффекты будут использоваться не#nbsp;только для декора, а#nbsp;еще и#nbsp;для усиления восприятия информации. Анимация помогает зрителю фокусироваться на#nbsp;ключевых моментах и#nbsp;гладко переходить от#nbsp;одной идеи к#nbsp;другой.
Когда дизайн часть полностью готова и#nbsp;все комментарии спикеров учтены, можно идти на#nbsp;первый прогон (пункт 1.4)
✌️ Надеюсь, это руководство поможет вам сделать классную презентацию для конференции.
✅ Если нужна презентация для конференции, приходите в нашу студию. Мы#nbsp;поможем сделать её#nbsp;классной и#nbsp;запоминающейся и#nbsp;поможем с#nbsp;организацией процесса.
💬 А#nbsp;если хотите научиться делать понятные и#nbsp;красивые презентации, подписывайтесь на#nbsp;мой телеграм канал. Рассказываю там много полезного и#nbsp;применимого на#nbsp;практике: